Kereskedelem | Rendezvényszervezés » Kongresszusszervezés

Kongresszusszervezés Rendezvényszervezés: előre meghatározott célból egy adott helyen és időben tartott összejövetel és ezzel kapcsolatos szervező,összekapcsoló munka,ami magába foglalja az esemény megvalósításához szükséges infrastruktúra biztosítását,valamint a résztvevőkről való gondoskodást. MARESZ: Magyar Rendezvényszervezők Szövetsége (tagsága nem automatikus,minőség-ellenőrzés) Rendezvény: szervezett,közösségen belül rendezett összejövetel,nem feltétlenül szórakoztató jellegű,lehet tudományos,szakmai céllal is.Nem szinonímája az esemény és a program Csoportosítása: -résztvevők motivációja pl.ismeretszerzés -résztvevők száma pl.kongresszus-1000fő,konferencia-100fő -összejövetel időtartama pl.1nap-több hét -megrendezés gyakorisága pl.egyszeri-évente -hatókör pl.települési,kistérségi,regionális,országos, nemzetköti,kontinens,világ -helyszín jellege pl.zárt téri,szabad,egyh,több h -tervezett

vagy spontán -célja pl.profitorintált-nem pror -eredete pl.kandidált:a rendezvényszervezés jogáért pályázni kell innovált:új ötletre épül adaptált:máshonnan átvett,ahol már bevált tovább fejlesztett:folyamatosan vált. jellege,tartalma -szakjellege: pl.konferencia,sportrendezvény,politikai r,”mega event” Rendezvénysorozat:több rendezvényből álló,valamilyen téma köré rendeződő gyűjtőfogalom (a rendetvények önállóan is megállják a helyüket) Csoportosítása: -füzérrendezvény pl.több település vtérség öszefogásával,egy időben,külhelyeken (Kapolcsi-napok) -gyüjtőrendezvény pl.egy komplex téma köré csop.rendezvények (Millecentenárium) Kongresszusi turizmus:azon jelenségek és tevékenységek összessége,melyek a kongresszuson résztvevők utazásával,a helyszínen való tartózkodásukkal függnek össze Jellemzői: Részvétel motívumai -tervezhetőség -ismeretszerzés -igényesség,minőség -kapcsolatépítés

-baráti kapcs. ápolása -aktív részvétel : -önmegvalósítás -utazás Típusai: -Corporate meeting:vállalatokhoz kapcs.rendezvények pl.tréningek,továbbképzések,elnökségi jellemzői:-kisebb létszám -kevesebb,kisebb teremigény -magas minőségi szolgáltatások -kiegészítő szolgáltatások -gyakorisága nagyobb -zártabb csoport -Assotiation:tudományos,szakmai szervezetek rendezvénye pl.kongresszusok,konferenciák,workshopok,kiállítások jellemzők:-nagyobb kört érint -nagyobb létszámú -több szekcióterem -a témán van a hangsúly -szolgáltatás minősége alacsonyabb -az év ugyanazon időszakában rendezik meg -spec.igények:ismeretszerzés!,infrastrukúrális igények Konferencia és kongresszus Szempont Résztvevők száma Résztvevők köre Résztvevők célja Időtartama Rendezvény célja Téma Kötöttsége Megrendezés ideje Kongresszus Konferencia Több száz,több ezer Száz körüli Azonos hivatású,közös Nem feltétlenül azonos

érd.körű,zártabb kör hiv.,hasonló érd,nyitottabb k Tud. szakmai info-és Tud. szakmai info-és tapasztalatcsere tapasztalatcsere,tájékozódás, utazás hosszabb 2-3nap Pontosan meghatározott Időszerű kérdeések irányelvek kidolgozása, megvitatása,nézetek konszenzus kicserélése Többféle,tárgysorozat is Egy hasonló téma köré épül Előre kitűzött program, Előre kitűzött program,de szigorú napirend lehet eltérés Ált.2,4 évente,szabályozott Nincs szabály,évente Konferenciák fajtái: -Bérkonferencia:nemzetközi szervezetek ülései egy olyan országban,ahol nincsenek tagjai -Műhelymegbeszélés:(workshop)kevésbé kötött,elméleti és gyak.tudás,tapasztalat egybevetése során ismereteiket bővítik,30-35 fő,10-15 perces előadások -Road Show:több helyszínen zajló rendezvény -Kerekasztal konferencia:a vitapartnerek azonos szintjét jelzi a kerek asztal -Vándorgyűlés:egy adott szakma,minden évben,más helyszínen,kapcsolatépítés

-Buzz Session:egy kérdéskör,vita,egy-két előadó,több kis csoport -Ankét:(tanácskozás)egy téma,vitaindító előadás,hozzászólások -Szimpózium:10-20 perces előadások,hozzászólás,kérdés -Fórum:hallgatóságnak nagy a beleszólása,aktív,vita,közérdekű téma,különböző álláspontok -Klinika:spec.célok,problémák megvizsgálása,elemzése,optimális megoldás keresése,kisebb csoportok,szakértők,módszerek:helyszíni szemle,esettanulmány,gyak.bemutatók -Tanulmányi csoport:klinika kisebb változata,nem kell konkrét javaslat -Munkacsoport:konkrét javaslat kell -Termékbemutató:vállalat vagy intézmény termékének bemutatása,ker.-i rendezvény -Poszterszekció:konferencia ideje alatt,kutatási eredmények bemutatása,meghirdetett időpont, néha a készítő is ott van,beszélgetés -Plenáris ülés:konferencia nyitóülése,mindenki végighallgatja az első előadásokat,ált.délelőtt, délután már szekcióülések Rendezvény szervezés

előtti kérdések 2 változat: -Pályázat:a konferencia szervezőknek a szakmai szervezettől -Egyéni ötlet:meg kell vizsgálni a jogosultságát-miért,milyen jelleggel,mikor, ,hogyan, mennyibe kerül,ki szervezi meg,ki vesz rajta részt,ki látogatja,ki fizeti,hogyan tudják meg, érdekli-e a médiát,lesz-e szponzor,van-e már hasonló Hol? Helyszín kiválasztása a PCO kiválasztása előtt -Siteinspection tour:helyszín kiválasztó utazás (infrastruktúra,szállás,helyszíni adottságok feltárása) -FAM trip:promóciós célú utazás (az adott ország bemutatása,megismertetése a döntéshozókkal) Kivel rendezzük meg? -PCO(Professional Congress Organiser):hivatalos konferenciaszervezők Feladatok 1.Szakmai feladatok-Szakmai Szervezeti Bizottság -védnökök felkérése,fővédnök kiválasztása -díszvendégek meghívása -*címlista összeállítása,meghívók + 1.körlevél kiküldése -szakmai írásos anyagok összeállítása -szakmai programok,látogatások

és előadások tervezése -szakmai bizottságok felállítása -előadások(tematika,időtartam),előadók meghívása -szakkiállítások,szakmai infok -*névkitűzők,konferenciaajándékok -*szponzori,reklámszerződések megkötése -*hírközlés -*protokoll feladatok -konferencia nyitása,zárása -*ülésrend meghatározása -logo megtervezése -*tolmácsok,kísérők kijelölése -*kongresszusi táska összeállítása 2.Nem szakmai feladatok-PCO -szakmai szervezők felé ajánlat készítése -kísérőprogramok -keretprogramok -fakultatív programok -helyszín lefoglalása -igények feltérképezése -utazás,transzfer -szállás -étkezés -alvállalkozókkal szerződéskötés -ügyvitelszervezés,infoáramlás megfelelő bizosítása -pénzügy -technikai feltételek -regisztráció -nyomdai munkák készítése -dekoráció Időterv Elvégzendő feladat Kongresszus Pályázat 4-6év Döntés 4-6év Szervezőbizottság 4-6év Szerződéskötés 4-6év Helyszín

lefoglalása 3-5év Szálloda lefoglalása 2év Tud.témák meghatározása 2év Körlevél kiküldése 2év Címlista 2év 1.vagy 0értesítő kiküldése 2év 1.vagy 0.értesítő 1,5év visszaérkezése Előadók megkeresée 1,5év Előadások elbírálása 15hó Előzetes részvételi díj 2év eldöntése Szponzorok 2,5év Reklámszerződések 2,5év Kiállítási címlista és meghir. 2év Végleges ktsvetés 12hó Végleges részv.díj 12hó Levélpapír,boríték,levélzáró 2év 2.értesítő vagy előzetes 12hó programfüzet elkészítése és kiküldése,szállodai+reg.lap Visszaérkező jel.lapok 4-5hó feldolgozása,visszaigazolás Végleges 2hó programfüzet,absztrakt kötet Forgatókönyv elkészítése 3hó Listák 1hét Elszámolás Utána 4hó Konferencia 12hó 12hó 12hó 12hó 12hó 12hó 10hó 10hó 10hó 10hó 8hó 9hó 8hó 10hó 11hó 11hó 10hó 10hó 10hó 10hó 8hó 2-3hó 2hó 1hó 1hét Utána 4hó Időpont Kritériumok: -megcélzott szegmens

időbeosztásához igazodjon -ne essen egybe más hasonló rendezvénnyel -elegendő idő legyen a gondolkodásra Helyszín *Ország -jó megközelíthetőég -szabadidős lehetőségek -ár -egyéb (beruházási korlát,szakmai kapcsolatok,rendezvény jellege,célja) Kritériumok: *Település/helyszín -jó megközelíthetőség -megfelelő parkolás -megrendezéshez szükséges feltételek (helyszínkapacitás,technika,személyi szállás,étkezés) háttér,biztonság,spec.igények, Rendezvényhelyszínek:kongr.központok,szállodák,kastélyok,kúriák,egyetemek,főiskolák, hajók,klubüdülők,tem.parkok,középületek,váll-i nagytermek,aulák Szálláslehetőségek:jó megközelítés,kategóriák biztosítása,min.helyen elhelyezés,árak Személyi feltételek:(kisegítő munkaerő) -tolmácsok-szinkrontolmácsolás,konszekutív tolmácsolás -idegenvezetők,hosstessek -biztonsági személyzet -technikai személyzet -kiszolgáló személyzet Technikai szükségletek:

-mikrofonok-asztali,álló,hordozható,csiptetős -hangtechnika -vetítők,prezentációs eszközök-írásvetítő,diavetítő,video,episzkóp,projektor,szavazógép -lámpák,irányított fények -tolmácsberendezések -hírközlő berendezések Tárgyi eszközök: -infos táblák,feliratok -fénymásoló -számítógép -zászlók -posztertáblák Rendezvénymarketing 4P=termék,ár,promóció,hely 3I=érdeklődés,informálódás,beruházás Marketingterv 1.Célok és célpontok meghatározása 2.Célcsoport meghatározása 3.Piackutatás 4.Piacszegmentáció 5.4P vizsgálata Promóció -logo meghatározása -promóciós mix 4 eleme:reklám,PR,eladásösztönzés,személyes eladás Reklám: -brossúrák -üzenet -hangneme *Szempontok a reklám kiválasztásánál: -tartalmazza a reg.űrlapot -cél -fotók,előadás bemutatók -célcsoport -válaszboríték,kódolás -hatékonyság -postázás -lefedettség -Internet -minőség -szórólap,röpcédula -eseményhez kapcsolódás

-spec.reklámhordozók -költségek -mozgó reklámhordozók -kreativítás -zászlók,óriásplakátok *A rendezvény,mint marketing eszköz: -egyedülálló arculat megteremtése ism.növelése,új célcsoportok,népszerűség -rend.célja:imagejavítás,desztináció emelése PR-Sajtókapcsolatok -rendezvényeknél nagyobb hangsúly van rajta -sajtókapcsolatok ápolása a rendezvényszervezők feladata -figyelemfelkeltés -nem mindig sikeres -sajtókommuniké -sajtókonferencia *PR tevékenységek: előtte:-média kiválasztása -milyen infot akarunk közölni? -hová szeretnénk küldeni? -kinek küldjük? -mit tartalmazzon? -fotókat is? -PR költségvetés alatta:-sajtószoba -fotózások,interjúk -nyomtatott előadások utána:-köszönőlevelek -PR tev. Elemzése *Sajtótájékoztató:hivatalos alkalom,a sajtó képviselőinek összehívása tájékoztatás céljából -előkészítés:meghívás,regisztráció,tervezés -formái:egyoldalú és kétoldalú kommunikáció

-technikai feltételek:helyszín,berendezés -levezetés:üdvözlés,felkérés a beszédre,bemutatás,kérdésfeltevés,köszönet,búcsúzás -beszédek:3-4 ember,6-8perc/fő + kérdések -szereplés kritériumai:rendezett öltözék,haj,beszédkészség -kisebb interjúk:exluzív interjúk,aláfestő képek -kritériumok:délelőtt,forgatókönyv,ne az írott anyag ismétlése,kiegészítő írásos anyag,jelenléti ív,visszaigazolás csak a lehetőségre Szerződés Felek: -PCO+szervezőbizottság -PCO+szolgáltatók -PCO+résztvevők Forma: -bevezetés:teljes név,cím,rövidítés -zárórendelkezés:ki írhatja alá -1959.évi IVtvPTK rendelkezései -dátum,cégjegyzéknek megfelelő aláírás,pecsét Tartalom: 1.Megállapodás célja 2.Rendezvény anyagi fedezete 3.Szerződő felek szolgáltatásai 4.Kiállítás 5.Felek közötti elszámolás 6.Részvételi díj tartalma 7.Lemondási kikötések 8.Zárórendelkezések+ dátum,cégszerű aláírások Részvételi díj

kalkulációja -konf.előtt min1 évvel kiszámítjuk -szilárd valuta -tartalékok beépítése-kisebb kockázat -fix és változó ktségek Költségvetés Rendezvény neve Pozíciószám Időpontja Helyszín Hivatalos nyelv Tervezett létszám Szakmai Szervező Bizottság neve,címe,felelős személy neve,telefonszáma Fix költségek Változó költségek -bérleti díjak -vendéglátás -technikai költségek (nyitófogadás,kácészünet,ebéd,záró bankett ) -tolmácsok -egyéb kongresszusi kts-ek -dekoráció (névkitűző,kong.táska,transzferek) -nyomdai munkák -postaköltség -egyéb kongresszusi kiadások: előkészítési kts.,vendégek,szervező bizkts,műsorkts -kongresszusi iroda működési kts-e -szakmai iroda működési kts-e A részvételi díjon kívüli PCO bevételek: -szálláshely utáni jutalék -önkormányzati támogatás -állami támogatás -szponzori díjak bevételei -kiállításterem használata -előadásanyagok eladása -ajándéktárgy

értékesítése Kedvezmények: -early bird registration -tagoknak –10% -diák,doktorandusz,hallagatói -napi belépőnél Kockázatmenedzsment Jellege: -anyagi veszteség -presztizs veszteség -személyi veszteség Módjai: -szerződéskötéssel levédi magát -biztosítások kötése -etikai kódexek kialakítása Folyamata: 4 lépés 1.Kockázatok becslése 2.Kocskázatok elemzése 3.Kockázati terv készítése 4.Kockázati terv ellenőrzése Kockázati tényezők: idő,hely,téma,párhuzamos rendezvény,nem jön el a meghívott,eldurvuló vita,műszaki meghibásodás, időjárás,közlekedési dugó,eü.segítségnyújtás, kategóriaeltérés Tényleges szervezési folyamat 0. Szolgáltatások lekötése:folyamatosan -szállás,ellátás,transzfer,keretprogramok,bankett Nyomtatványok tervezése: -embléme,levélpapír,boríték,előzetes jel.felhívás,visszaigazoló formanyomtatványok, részvételi jegyek,névkártya,asztalkártya,kitűzők,meghívók,üdvözlő

és köszönő levelek,programfüzet,infoanyag,konf.táska 1. First Announcement = első körlevél (szakmai szerv,sajtó,szakmai konf) -tud.program leírása -ált.info a helyszínről -jelentkezés előadásokra,kiállításra,poszerekre -pre és post programok -visszaküldhető jel.lap 2. Előzetes regisztráció -visszaigazolások kiküldése -adatbázis -fizetés módja 3. Second Announcement = második körlevél -részvételi díj véglegesítése -helyszín pontos leírása -teljes program -hotel választási lehetőség -közlekedési infok -fakultatív programok -jel.lap 4. Végleges visszaigazolás (a regcsak a befizetéssalérvényes) -listák készítése 5. Személyzet kialakítása 6. Lebonyolítási forgatókönyv (feladatokkal) -helyszín -dekoráció -szállás -közreműködő személyzet -vendéglátás -ügyintézés,adminisztráció -programok -szakmai háttér -biztonság -nyomdai munkák -ruhatár -pénzügyi és jogi kérdések -technikai feltételek

-marketingmunka -PR -szponzorálás -közlekedés -utómunkálatok -ajándékok -regisztráció 7. Érkezések koordinálása -reptéri fogadás -transzfer 8. Regisztráció -ideje -reg.papírok -elhelyezkedése -adatok rögzítése -sorrendje -papírok tárolása -konferencicsomagok -badge típusai-elérő színek Információs és kiszolgáló pult -jegyeladás,ajándéktárgy,könyvértékesítés,tájékoztatás,info,programok,személyes ügyintézés,gyors posta,telefon,Internet Rendezvény utáni feladatok -pénzügyi elszámolások az alvállakozók,szolg. Felé -mérleg,egyenleg készítése -köszönőlevelek kiküldése -profit,veszteség elosztása -ajánlólevél kérése -kiállítási standok lebontása -konferencia értékelése-mennyiség,minőség